De outdoor event checklist.

Alles wat je nodig hebt voor een professioneel en zichtbaar evenement.

Een outdoor event organiseren klinkt leuk. Tot je ineens denkt: hebben we alles geregeld?

Van aankleding tot routing en van zitplekken tot branding - juist buiten moet alles kloppen. Je werkt met open locaties, je hebt geen standaard inrichting en dus moet je alles zelf neerzetten. Met deze checklist zorg je dat je niets aan het toeval overlaat en je event er professioneel uitziet.

Met de outdoor-event-checklist maak je het verschil

Evenementen op een buitenlocatie geven een vrij gevoel maar het brengen​​ tegelijkertijd ook risico's met zich mee. Bezoekers weten niet waar ze heen moeten, het kan een rommelige uitstraling hebben, bij drukte kan chaos ontstaan en als je niet aan alles gedacht hebt, laat je belangrijke branding kansen liggen.

Begin bij de basis - zorg voor comfort voor de bezoeker

Hoe verblijven bezoekers op jouw event? Is het compleet in de open lucht of maak je ook gebruik van overdekte ruimtes? Heb je voor genoeg schaduw gezorgd? En kunnen bezoekers uitrusten op comfortabele plekken, eventueel beschermd tegen de zon. Zorg bijvoorbeeld voor relaxte zitplekken door het gebruik van zitzakken of stranstoelen. Met parasols en tenten kun je voldoende schaduw bieden voor de bezoeker. Denk ook aan een logische indeling zodat het ook relaxt voelt.

Voor jouw event is het belangrijk dat het goed opvalt en dat de bezoeker gemakkelijk zijn weg kan vinden. Niet alleen naar het event toe, maar ook op het terrein wil je bezoekers eenvoudig de juiste kant op sturen. Met bouwhekdoeken vergroot je zichtbaarheid. Ideaal om te plaatsen op hekken die het terrein afbakenen en door het grote oppervlakte vallen ze direct op. Op plekken waar rijen kunnen ontstaan, zijn vaak dranghekken geplaatst. Ook deze kun je voorzien van dranghekdoeken met daarop bijvoorbeeld pijlen of branding. Met grote spandoeken die in de hoogte hangen zorg je voor zichtbaarheid van ver af. In en om het terrein gebruik je bewegwijzering om de routing aan te geven. Gebruik bijvoorbeeld pijlborden voor het aangeven van verschillende locaties en zones zoals WC's, barren, en verschillende podia. Ontzorg je bezoeker en maak het duidelijk!​​

Een combinatie van praktisch en zichtbaar materiaal.

Jouw event is niet compleet zonder de nodige horeca voorzieningen. Dit is een uitgelezen kans om je branding in mee te nemen. E​​n vanuit een duurzaam oogpunt zijn er steeds meer oplossingen voorhanden die jouw event een duurzaam karakter kunnen meegeven. Gebruik bijvoorbeeld hardcups in plaats van plastic wegwerpbekers. Of kartonnen snackbakjes in plaats van de plastic variant. Met pokebowls presenteer je complete luxe gerechten. En met servetten en wegwerpbestek van bamboe biedt je extra gemak en hygiëne.

Hopelijk geeft deze checklist je meer houvast voor het organiseren van je outdoor event. Natuurlijk zijn er nog veel meer mogelijkheden om je merk te laten stralen tijdens ​​evenementen. Dit is slechts een greep uit ons assortiment. Ben je benieuwd op wat voor manieren wij jouw event tot een succes kunnen maken? Laat het ons dan weten. We denken graag met je mee!